Metodologia 5S: Torne sua empresa mais produtiva.

O que é a metodologia 5s?

A metodologia 5s é um meio de apoiar a gestão dos espaços empresariais e domésticos, estimulando o senso de uso, organização, limpeza, normalização e disciplina.

Quando surgiu a metodologia 5S ?

Surgiu por volta de 1950 no Japão, logo após a 2ª Guerra Mundial, originalmente desenvolvida por Hiroyuki Hirano. Com os danos e novas demandas criadas após o conflito, surgiu-se a necessidade de combater a sujeira das fábricas e desorganização estrutural sofrida pelo Japão.

Dentro desse contexto, o método 5s passou a impactar positivamente questões como eficiência de produção, vantagem competitiva, redução de custos, aumento de vendas e agilidade nos negócios.

Todo gestor de empresa se preocupa em aprimorar a produtividade de seu negócio. E, diante de uma enormidade de técnicas e estratégias que podem ser aplicadas com esse intuito, uma em específico merece a nossa atenção: A metodologia 5s. Nesse artigo você aprenderá sobre o método 5s, seus aspectos e características, e como utilizá-lo em seu ambiente de trabalho.

Se você desejar, você pode consumir desse conteúdo em formato de áudio em nosso podcast de limpeza profissional:

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SUMÁRIO:

• O que significa a metodologia 5s?
• Senso de utilização (seiri).
• Senso de organização (seiton).
• Senso de limpeza (seiso).
• Senso de normalização (seiketsu).
• Senso de disciplina (seiketsu).
• Além da metodologia 5s, como melhorar a organização da sua empresa?

O que significa a metodologia 5s?

Agora que você já sabe do que se trata e a origem do método 5s, vamos dar uma olhada em seu significado.

Os 5s provém de suas palavras em japonês, sendo:

1. seiri (senso de utilização);
2. seiton (senso de organização);
3. seiso (senso de limpeza);
4. seiketsu (senso de normalização);
5. shitsuke (senso de disciplina).

Tais passos funcionam desde laboratórios, oficinas de reparos e até mesmo escritórios corporativos, com quase qualquer ambiente de trabalho podendo se beneficiar da estrutura e eficiência este modelo oferece.

Por muitas vezes o método 5s também é chamado de “cinco pilares” porque, assim como fisicamente os pilares sustentam uma estrutura, o 5S possui cinco elementos que sustentam a eficácia do sistema, de modo que quando um não é bem implementado, todo o restante enfraquece e falha junto.

Vejamos a seguir detalhes sobre cada um dos tópicos.

1 – Senso de utilização (seiri).

O primeiro S da metodologia 5s é de “Seiri”, ou “senso de utilização”, processo de remover todos os itens desnecessários do espaço de trabalho para aumentar o fluxo de produção e eliminar distrações.

Tal esforço lhe ajudará a se livrar de problemas como:

1. Ferramentas e materiais que atrapalham o fluxo de trabalho;
2. Perda de tempo procurando peças, ferramentas e produtos;
3. Armazenagem de estoque caro e desnecessário;
4. Acidentes de trabalho resultantes de desordem.

Identificar peças e ferramentas desnecessárias nem sempre é uma tarefa fácil, pois funcionários e gerentes podem se tornar acostumados com a desordem, passando a não enxergar o que realmente é necessário ou não. Uma boa regra para esse momento é: “Se você não usa diariamente, jogue fora”. Foque em deixar apenas itens realmente necessários para a realização de seu trabalho, desde ferramentas, materiais ou maquinário.

Para lhe ajudar nesse primeiro estágio, mantenha sempre em mente as seguintes questões:

• O que é preciso;
• A quantidade necessária;
• Quando é necessário.

2 – Senso de organização (seiton).

O segundo S reflete um ditado muito popular: “Um lugar para tudo, e tudo no seu lugar”. Ele enfatiza a segurança, eficiência e armazenamento eficaz e, consequentemente, melhora a aparência do local de trabalho.

Definir o “senso de organização” é o processo de colocar tudo em um lugar de fácil acesso. Todos os itens devem ser claramente marcados para que qualquer pessoa possa encontrá-lo facilmente.

Tenha em mente que, para implementar o “senso de organização” de maneira bem sucedida, é preciso ter sucesso no tópico anterior de “senso de utilidade” pois, caso contrário, seu esforço será inútil se houver desordem e itens desnecessários em seu espaço de trabalho.

Lembre-se que o objetivo do “senso de organização é criar uma maneira padronizada e consistente de armazenar e recuperar ferramentas e materiais. A chave aqui é a padronização. O usuário deve desenvolver este sistema com base na frequência com que as ferramentas e materiais são acessados e o processo que os utiliza.

Já preparamos um artigo dedicado a organização de Depósito de Material de Limpeza (DML) que você também pode conferir para aprimorar ainda mais a organização de sua empresa.

Para um “senso de organização” realmente efetivo da metodologia 5s tenha em mente os seguintes tópicos:

1. Coloque nomes e números em todos os materiais e ferramentas;
2. Armazene as ferramentas ao lado da máquina com a qual serão utilizadas de acordo com a sequência das operações de trabalho;
3. Armazene itens semelhantes juntos;
4. Armazene itens diferentes em linhas separadas;
5. Não empilhe itens juntos, use rack ou prateleira;
6. Use pequenas caixas para organizar pequenos itens;
7. Use cores para identificação rápida de itens;
8. Rotule claramente cada item e sua área de armazenamento (controle visual);
9. Use tampa transparente para melhor visibilidade;
10. Use carrinhos especialmente projetados para organizar ferramentas, gabaritos e dispositivos de medição necessários para cada máquina em particular;

3 – Senso de limpeza (seiso).

O terceiro “s” da metodologia 5s é o “seiso (senso de limpeza)”. Ele diz respeito a remover toda a sujeira e manter o local de trabalho limpo diariamente. Isso garante um local de trabalho mais confortável e seguro, além de uma melhor visibilidade, o que reduz o tempo de recuperação e proporciona maior qualidade de trabalho, produto ou serviço.

Ao implementar esse passo do método 5s, duas importantes questões acontecerão: Primeiro, os colaboradores gostarão de trabalhar em um ambiente limpo. Em segundo lugar, por manter ferramentas e equipamentos e seu entorno em ótima forma, você perceberá menos quebras e avarias. Isso significa maior produtividade e menor custo.

Embora você ainda possa ter uma equipe de zeladoria para lidar com grandes trabalhos, a limpeza deve ser responsabilidade de todos na empresa. Você deve treinar sua equipe para ver a sujeira e o caos como uma situação intolerável. Esta deve ser uma cultura que é seguida desde o CEO até o aprendiz.

Padronize seu programa de limpeza para obter melhores resultados. Treine seus funcionários para que limpem de maneira correta e efetiva. Certifique-se de que eles saibam pelo que são responsáveis e dê a eles as ferramentas para fazer o trabalho. Afinal, todos gostam de trabalhar em um ambiente limpo que eleva o moral e aumenta a produtividade.

Para implementar com sucesso o terceiro S da metodologia 5s, as etapas a seguir devem ser praticadas:

1. Delegue atribuições de limpeza;
2. Determine o que deve ser limpo;
3. Determine os métodos a serem usados;
4. Prepare as ferramentas e materiais de limpeza;
5. Implemente a limpeza.

A palavra-chave nesta descrição é manter o local de trabalho e tudo que está nele sempre limpo e em boas condições funcionais. Isto é conseguido através da combinação da função de limpeza e detecção de defeitos. Dessa forma, você alcançará benefícios como:

• Trabalho e produtos de maior qualidade;
• Ambiente de trabalho mais confortável e seguro;
• Maior visibilidade e tempo de recuperação reduzido;
• Menor custo de manutenção;
• Impressão positiva nos visitantes e clientes.

4 – Senso de normalização (Seiketsu).

O quarto “s” da metodologia 5s é o “seiketsu (senso de normalização)”.

Todos nós temos nossa própria maneira de fazer as coisas. Esse tipo de individualidade é ótimo em nossas vidas pessoais. No entanto, a não conformidade com o estabelecido pode ser improdutiva no local de trabalho. Se seus funcionários começarem a fazer as coisas do seu jeito, os avanços conquistados serão lentamente perdidos.

O “senso de normalização” do método 5s cria um sistema de tarefas e procedimentos que garantirão que os outros princípios do 5S sejam executados diariamente. Esse pilar utiliza um conjunto de cronogramas e listas de verificação que podem ser facilmente seguidos para que cada etapa da metodologia 5s seja executada exatamente da mesma maneira todos os dias.

Dessa forma, cada funcionário sabe o que precisa fazer, quando fazer e exatamente como fazer, não havendo espaço para incertezas.

Responsabilidades do trabalho do senso de normalização do método 5s incluem:

• Quem é responsável?
  • Quais ações devem ser tomadas para manter a condição desejada?
  • Quando essas ações devem ser tomadas?
  • Onde devem ser aplicadas?
  • Que procedimentos serão seguidos para garantir a conformidade?
• Regras de trabalho em andamento/inventário;
• Procedimentos de limpeza;
• Cronogramas de manutenção;
• Atividades de trabalho regulares integradas com os deveres do pilar “seiso (senso de limpeza)”.

5 – Senso de disciplina (shitsuke).

O quinto e último “s” da metodologia 5s é o “shitsuke (senso de disciplina)”. Ele fornece à sua equipe o compromisso e a motivação para seguir cada passo do método 5s, dia após dia.

Depois de iniciar o método 5S em seu negócio, você verá melhorias muito rapidamente. Mas a chave para o sucesso a longo prazo é simples: disciplina.

É muito comum nos motivarmos com novos hábitos no início e, conforme o tempo passa, acabarmos nos desmotivando. E o mesmo pode ocorrer com os pilares da metodologia 5s. O shitsuke (senso de disciplina) foi pensado para manter sua equipe motivada e no caminho certo.

Veja algumas diretrizes que você pode utilizar para manter motivada a sua empresa no método 5s:

1. Conscientização sobre a importância do 5S por meio de reciclagem;
2. Recompensas e reconhecimento dos esforços da equipe;
3. Utilização de técnicas/abordagens/estratégias para sustentar as atividades;
4. Slogans e cartazes;
5. Boletins informativos para compartilhar o progresso das atividades 5S;
6. Destaques de realizações alcançadas, com padrões e indicadores de desempenho.

Valores compartilhados são mais facilmente alcançados por meio de treinamento e participação da equipe. Isso faz que com que não seja necessária a comunicação por ordens impostas, que não é efetiva. A implementação da metodologia 5S envolve treinamento e convencimento para fazer com que os trabalhadores façam as coisas simples corretamente.

Caso bem implementado, diversos benefícios serão percebidos rapidamente em sua empresa, como:

• Cumprimento das regras do local de trabalho;
• O espírito de equipa e a disciplina são desenvolvidos;
• A mentalidade ‘Kaizen’ é inculcada nos funcionários;
• Adoção das melhores práticas;
• Melhorar a eficácia da operação em um melhor ambiente de trabalho.

Além da metodologia 5s, como melhorar a organização da sua empresa?

Apesar da metodologia 5s proporcionar diversos benefícios para uma empresa, ainda há outras iniciativas que você pode implementar no seu ambiente de trabalho para melhorar ainda mais sua organização e produtividade.

1. Certifique-se de que seus funcionários tenham o equipamento correto para seus trabalhos. Capacetes, macacões, luvas e sapatos de biqueira de aço são alguns itens típicos necessários em um armazém ou complexo de fabricação;
2. Treine sua equipe para usar o equipamento corretamente. Equipamentos pesados, eletrônicos, empilhadeiras e ferramentas elétricas são perigosos para quem os usa incorretamente;
3. Etiquetas, sinais e outras marcações fáceis de entender contribuem para criar um local de trabalho seguro e visual;
4. Treine sua equipe sobre exatamente o que fazer em caso de emergência. De pequenos incidentes, como cortes e contusões, a maiores, como ferimentos e incêndio, cada funcionário deve saber o que precisa fazer ou a quem deve notificar.

Conforme apresentado pela consultoria em gestão de planejamento estratégico BrandMe, o método 5S é um sistema, uma filosofia e uma cultura. Seu verdadeiro poder se revela quando toda a sua organização abraça seus ideais e seus funcionários veem que seu trabalho é transformado por ele.

A metodologia 5S para eficiência e organização no local de trabalho é poderoso e simples. Ele tem o potencial de transformar sua empresa em um local seguro e produtivo, seja comércio, fábrica ou escritório.

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Até a próxima semana!